Cada vez más se está poniendo de moda la factura electrónica. Es por ello, que en esta oportunidad vamos a desarrollar este concepto, su utilidad y su validez.
La factura electrónica es posible gracias al avance de la tecnología, ya que consiste en la transmisión de las facturas entre emisor (vendedor) y receptor (comprador) por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos.
De esta forma, con la misma validez que las facturas tradicionales, las empresas y PYMES que lo implementan ahorran importantes costos en papel y administrativos, ya que la factura de venta se transmite en formato digital, evitando costos de almacenamiento y colaborando en la reducción del impacto medioambiental de la actividad comercial.
La factura electrónica se transforma en un documento que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas, garantizando además la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Para implementar este método de facturación el emisor deberá contar con el expreso consentimiento del comprador, ya sea en forma verbal o escrita, así como un acuerdo respecto del formato y cuál va ser el medio telemático de envío.
Quien recibe la factura, está obligado legalmente a verificar la firma de la factura electrónica y la identidad del emisor. Asimismo deberá comprobar que el certificado utilizado para la generación de la firma electrónica no ha perdido su eficacia por revocación (que ha sido invalidado antes de su caducidad), caducidad o cualquier causa establecida en el ordenamiento jurídico.
El formato digital de la factura electrónica es libre, siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura. Asimismo la factura electrónica deberá incorporar la firma electrónica reconocida.
Una factura en formato digital que no se firme con una firma electrónica reconocida no es una factura electrónica válida. Esta situación deriva del hecho de que la firma electrónica da fe de la autenticidad de su origen, así como de la integridad de su contenido.
De esta forma, se evitan errores en la facturación, extravío de documentos y se gana en seguridad, en minimización de los riesgos de falsificación, etc.
Asimismo quien recibe la factura electrónica también mantiene una serie de ventajas como ganar en tiempos de proceso, ya que la factura electrónica se recibe de forma instantánea y se validan con mayor facilidad y rapidez. Además ya hay muchas entidades financieras que ofrecen a sus clientes líneas de factoring o confirming, que facilitan la gestión de pagos y el flujo de caja.
